会計伝票のもととなる資料の作成プロセスを知れば数字の担保が可能

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会計のはなし

日頃仕訳を作成する際にどのような資料を見ているでしょうか。請求書や領収書は目にしていても、その書類がどうやって作成されているかを見る機会はあまりまりません。今回は、会計伝票で使うさまざまな資料の作成プロセスについてお話します。

会計伝票で使う資料の作成プロセス

会計伝票で使う資料には、たくさんの情報が詰まっています。その情報を集めたものが仕訳であり、財務諸表です。そう考えると、もととなる資料がどうやって作成されているかを知ることで、その資料が正しい情報を記載しているかも見えてきます。ここでは、会計伝票で使う資料ができるまでの作成プロセスについてお話します。

知らなくても仕訳は作成できる

会計伝票作成時に使用する資料がどのように作成されているかを知らなくても仕訳は作成できます。たとえば、支払先から送られてくる請求書は、内容がわからなくても費用科目として計上することはできます。

毎日たくさんのクライアントの会計処理をしている会計事務所スタッフにとって、資料がどうやって作成されているかはそれほど重要ではありません。ただ、税務調査等でしばしばこの知らないことが問題となることがあります。

知ることで情報のクオリティが担保できる

知らなくても仕訳は作成できるとお話しましたが、税務調査や監査などでは作成のプロセスが重要となります。理由は、その資料が誰にどのようにして作成されているかを知った上で調査や監査を進めていくからです。

なぜ、プロセスを知るのかというと、作成されている資料に正しい情報が記載されているかを形式的な面から確認しているからです。売上の請求書を購買担当者が作成しているとしたら、本来の担当ではないので間違いがあるかもしれないからです。

今回は、会計伝票で使うさまざまな資料の作成プロセスについてお話しました。

ただ、資料を見るだけでも仕訳は作成できますが、その資料がどのように作成されているかを知ることで、参考にしている資料のクオリティの担保ができます。また、作成プロセスを理解することで、さらに適切な科目設定ができます。

ただ、作成プロセスを知ろうとすると、その分日頃の業務の時間がかかってしまいます。やればいいことはわかっていてもやれないというのが実情だということも理解した上で、やってみることをおすすめします。