経理が陥りやすい数字のマジックの原因と対策

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仕事のはなし

常に数字と向き合う経理は、数字を扱う立場にいるにもかかわらず数字に扱われることがあります。今回は、会計事務所職員としても知っておきたい経理が陥りやすい数字のマジックについてお話します。

数字を扱うからこそ陥りやすい数字のマジック

ここでは、数字を扱うからこそ陥りやうい数字のマジックについてお話します。

なぜ、数字のマジックに陥るのか

月次処理や決算時など数字が合わなくて数時間悩んだ経験はないでしょうか。冷静になればすぐに解決できることも、そのときは頭の中であれやこれやと思考を巡らせるため、整理ができなくなり一時的に混乱してしまうからです。

特に、時間に余裕のないときに起こることが多く、上司や同僚からの「まだ終わらないのか」という無言の圧力も加わって、焦ることから余計に混乱してしまうというものです。

冒頭で、冷静になればすぐに解決できることとお話しましたが、このマジックに陥るケースのほととんどが、精神的な理由によります。先の例のような余裕がない場合はもちろん、思い込みでも生じます。

特に思い込みの方は、自分では気づかない場合が多いので、煮詰まったら一度同僚や上司に相談することも必要です。相談することで、問題の整理ができ、「何が」問題なのかが明確になります。

思考をメモしておくことが重要

経理は、大企業ではない限りスタッフが数名いるということは稀です。そうなると、前述の相談はできないことがほとんどです。数字に関することなので、他部署のスタッフに相談することもできません。

そこで、おすすめしたいのが、思考を文字にしてみるということです。できれば裏紙を利用するなどして、手書きで書いてみることをおすすめします。

パソコンでも同様のことはできますが、ある程度慣れるまでは、手書きで進めましょう。この作業はまとめることが目的ではなく、頭の中身を書き出す過程で自問自答することが目的です。

書き方にルールはないので、箇条書きや図など自由に書いて大丈夫です。たとえば、仕訳を作成しているときに数字のマジックに陥ったときは、簿記でよく使うT字勘定が効果的です。

また、そういう思考を書き出すことで、それをメモにすれば、あとで見たときになぜそういう結果になったのかの思考が時系列で追えます。そういうものがあると、会計事務所のスタッフへの説明や税務調査時の説明でも役立ちます。

今回は、経理が陥りやすい数字のマジックについてお話しました。

数字のマジックに陥る最も大きな理由は精神的な焦りです。そのため、多くの数字マジックは、締め間近や時間に余裕がないときにかかります。

焦らないように仕事をすることはもちろん大事なことですが、それでも避けることができないケースも出てきます。そんなときは、同僚や上司に相談してみたり、思考を文字にしてみるなど工夫することで解決することがあります。

実はこの数字マジックは、経理のベテランや会計事務所スタッフでも起こります。その理由は思い込みです。人は一度こうだと思ってしまうと、意識、無意識にかかわらずそう思ってしまいます。

「こうなるはずなんだけど結果がそうならないのはなぜ?」というときは、一度手を止めて、相談するか文字や図にしてみると頭を整理できます。

この作業に慣れてくると、文字や相談をしなくても自分の頭のなかで同様のことができるようになります。